General Data Protection Reglament (GDPR), o lietuviškai Bendrasis Duomenų Apsaugos Reglamentas (BDAR). Ką reikia žinoti?

Kas yra GDPR?

General Data Protection Reglament (GDPR), o lietuviškai Bendrasis Duomenų Apsaugos Reglamentas (BDAR). Vykdote veiklą Europos Sąjungoje? Jei taip, tuomet privalote laikytis griežtos asmens duomenų apsauogos politikos savo kompanijoje.

Kodėl popierinių dokumentų naikinimas yra gyvybiškai svarbus GDPR atitikimui?

Šiuo metu didelis dėmesys skiriamas elektroninių duomenų saugumui ir tai yra labai svarbu organizacijų veikloje, tačiau daugelis jų nesugeba tinkamai įvertinti popieriniuose dokumentuose esančių duomenų saugumo reikšmės.

Iš tikrųjų, tai būtų brangiai kainuojanti ir žalinga klaida manyti, kad popieriniuose dokumentuose esančios konfidencialios informacijos saugumo grėsmė išnyko.

Pvz. 2106m. Jungtinėje Karalystėje atliktas tyrimas parodė, kad net 40% incidentų susijusių su duomenų saugumu, priskiriami popieriniams dokumentams. Duomenys prarandami įvykus vagystei ar pametus dokumentus, neapdairiai palikus nesaugioje, kitiems asmenims prieinamoje vietoje, nesaugiai elgiantis su nebereikalinga konfidencialia informacija ir kitais atvejais.

2017m. tokių atvejų, padaugėjo dar 20%, todėl padidėjo ir svarba užtikrinti popieriniuose dokumentuose esančių konfidencialių duomenų saugumą.

Kodėl reikia naikinti?

Tinkamas dokumentų su asmens duomenimis naikinimas padės Jums laikytis GDPR reikalavimų. Naikinant juos atsakingai, t.y. jų susidarymo vietoje ir tinkamu būdu, Jūs apsisaugosite nuo nepageidaujamo informacijos atskleidimo tretiesiems asmenims. Naujasis reglamentas rūpinasi asmens duomenimis kuriuos naudoja organizacijos tiek skaitmeniu, tiek fiziniu formatu. Jei nesugebėsite užtikrinti popierinių dokumentų tinkamų saugumo procedūrų, Jūs sukelsite didelę riziką savo verslui. Taip yra todėl, kad pagal GDPR Jūs esate atsakingi už asmens duomenų nutekinimą.

Jau naikinate?

Gali būti, jog Jūs vistiek rizikuojate. Daugelis įmonių nesusimąsto, kad naikina dokumentus nepakankamu saugumo lygiu ar kitaip kelia pavojų asmens duomenų saugumui.
Įgyvendinant naujus GDPR teisės aktus 2018 metais, dokumentų naikinimas turi atlikti svarbesnį vaidmenį Jūsų biure. Taigi, standartiniai biuro dokumentų naikikliai ne visuomet yra pakankami, siekiant užtikrinti, kad dokumentai būtų naikinami tinkamai, bet laimei yra kitų būdų, kurie gali padėti:

  • Kryžminis dokumentų naikinimas arba kitaip - naikinimas gabalėliais

Jei naudojate paprastą, juostėmis naikinantį smulkintuvą, turite apsvarstyti ar juo naikinami asmens duomenys tikrai nebegali būti įskaitomi. Labai tikėtina, kad tokiu naikikliu sunaikintuose dokumentuose gali būti likę įskaitomos konfidencialios informacijos arba ji lengvai gali būti atkurta. Todėl rekomenduojame rinktis dokumentų naikiklį, naikinantį gabalėliais, t.y. ne žemesniu, nei P-4 saugumo lygiu pagal DIN 66399 standartą. Apie kitus, naikinimo gablėliais privalumus skaitykite paspaudę čia.

  • Automatinis dokumentų naikinimas

Yra dar viena priežastis, kodėl dokumentai nenaikinami naikikliu – tai užtrunka laiko, kurio visiems taip trūksta, todėl dokumentų nakinimas atidedamas vėlesniam laikui. Tokiu būdu popieriniai dokumentai su naikintinais duomenimis atgula darbuotojų stalčiuose ar kitose biuro vietose ir taip sukeliamas pavojus galimam informacijos nutekinimui. Automatiniai dokumentų naikikliai pašalina vieną iš didžiausių įprastų naikiklių trūkumų – tai būtinybę sugaišti laiko naikinant dokumentus įprastu būdu. Jūsų darbuotojai gali sutaupyti 98% laiko naikindami dokumentus automatiniu būdu lyginant su įprastiniu. Peržiūrėti automatinius dokumentų naikiklius - spauskite čia.

Naudojatės dokumentų naikinimo paslauga?

Dėmesio! Nėra patikimesnio būdo sunaikinti dokumentų, kaip tik iškart, kai jie tampa nereikalingi. Bet koks dokumentų kaupimas iki jų sunaikinimo kelia pavojų nepageidaujamam informacijos nutekėjimui. Bet koks transportavimas iki sunaikinimo vietos yra rizikingas. Naikinkite čia pat, darbo vietoje ar prie spausdintuvo. Nurodykite savo darbuotojams ar kolegoms elgtis taip pat. Nekaupkite ir neperduokite nesunaikintų konfidecialių dokumentų tretiesiems asmenims. Tik laiku ir tinkamu būdu sunaikinę konfidencialius dokumentus užtikrinsite reikiamą duomenų apsaugos lygį ir išvengsite atsakomybės dėl nepageidaujamo informacijos atskleidimo.

Dokumentų naikikliai padedantys laikytis naujojo reglamento reikalavimų - spauskite čia.